accessibilité du cabinet médical 2

Le cabinet médical face aux nouvelles normes d’accessibilité

Certaines réglementations concernant l’accessibilité du cabinet médical impose une mise aux normes avant le 27 septembre 2015, ou à défaut, le dépôt d’un Agenda d’Accessibilité Programmée avant cette date.

Accessibilité du cabinet médical : Obligations, dérogations, procédures, formulaires …

La loi Accessibilité est justifiée, outre la problématique des gros handicapés, par la nécessité d’anticiper la réponse au vieillissement de la population.
>> consulter les textes de la réglementation en vigueur
>> Le texte de l’ordonnance du 27 septembre 2014
>> La totalité des normes (arrêté du 8décembre 2014)
Nous avons rencontré des représentants du Comité interministériel du Handicap et de la Délégation ministérielle à l’accessibilité pour faire le point sur les conditions d’application de cette nouvelle réglementation.

Problématique

L’application de ces normes semble irréalisable dans le cas des cabinets médicaux et notamment dans les zones urbaines où les cabinets sont installés dans des immeubles anciens dont la mise en conformité sera au mieux extrêmement couteuse et au pire impossible.
Au moment où l’on parle de pénurie de médecins, une application rigoureuse des textes serait de nature à accélérer encore la désertification. Un médecin de plus de 60 ans, confronté à des travaux lourds et couteux pour maintenir un cabinet qui n’aura pas de valeur marchande à son départ à la retraite aura intérêt à anticiper sa cessation d’activité.
Nos interlocuteurs ont semblé parfaitement conscients des difficultés que ce texte représente pour des médecins libéraux exerçant dans un cadre de micro-entreprise par rapport à de grosses sociétés et du risque de voir les zones urbaines se désertifier avec déplacement des cabinets en zone moins dense où la mise aux normes serait moins délicate.
Les textes ont évolué au cours du deuxième semestre 2014, avec notamment la création de l’Agenda d’Accessibilité Programmée, et un assouplissement des normes.

L'accessibilité du cabinet medical pour tous les types d'handicaps

Les ERP : Définition et classement

Définition des Etablissements Recevant du Public (ERP) :
Tout bâtiment, local ou enceinte dans lesquels des personnes sont admises, soit librement, soit moyennant une rétribution ou une participation quelconque, ou dans lesquels sont tenues des réunions ouvertes à tout venant ou sur invitation, payantes ou non; sachant que toute personne autre que le personnel fait partie du public .
Les locaux des professionnels de santé ouverts aux patients sont des établissements recevant du public (ERP) au sens du code de la construction et de l’habitation.
Classification des ERP en 5 catégories : en fonction du nombre maximal de personnes présentes en même temps dans l’établissement
1ère catégorie : au-dessus de 1 500 personnes
2ème catégorie : de 701 à 1 500 personnes
3ème catégorie : de 301 à 700 personnes
4ème catégorie : 300 personnes et au-dessous selon un seuil variable
5ème catégorie : en dessous
Un cabinet médical est le plus souvent un ERP de 5ème catégorie de type PU.

Cas particulier :
Les locaux des professionnels de santé implantés dans un centre commercial sont classés dans la même catégorie d’ERP que celle du centre commercial (généralement en 1ère catégorie).

Conséquences de la classification des ERP en 5 catégories :
Les ERP classés en catégories 1, 2, 3 ou 4 doivent respecter les prescriptions techniques d’accessibilité applicables au neuf pour la totalité du bâtiment.
Pour les ERP classés en 5ème catégorie, la mise aux normes peut ne concerner qu’une partie de l’établissement, la plus proche possible de l’entrée.
Toutes les prestations de l’établissement doivent pouvoir être délivrées dans cette partie accessible.
NB: Une partie des prestations délivrées par l’établissement peut être fournie par des mesures de substitution dans le cadre d’une mesure de dérogation.

L’accessibilité du cabinet médical et ses normes en bref

Nous n’échapperons pas à la nécessité d’adapter nos locaux pour les rendre plus faciles d’accès à la majorité de nos patients
Il semble raisonnable de mettre en œuvre un minimum d’adaptations de bon sens :
Contraste des issues
Eclairage au dessus de la porte d’entrée
Signalétique adaptée
Escaliers sécurisés
Et de rechercher la situation de dérogation pour les gros travaux (plan incliné sur trottoir, ascenseur).

Il convient de distinguer 2 catégories de normes au vu des travaux en jeu et de la complexité de mise en œuvre :
– L’accès du fauteuil roulant, qui représente les adaptations les plus lourdes
– Les autres handicaps nettement plus simples à prendre en compte
Voici quelques exemples des normes d’accessibilité.
Cette liste n’est pas exhaustive mais a pour but de vous faire comprendre la philosophie générale des textes.

Les normes listées sont classées en 3 types :
– Mesures décoratives (relevant du locataire et qui ne donneront lieu à aucune dérogation)
– Cheminement horizontal
– Cheminement vertical

Les dérogations possibles :

Dans le cas d’un ERP 5 remplissant une mission de service public, la demande de dérogation doit être assortie d’une mesure de substitution.
L’obtention d’une dérogation provoquant une rupture de la chaîne de déplacement au sein de l’établissement rend inutile la mise en œuvre, en aval de cette rupture, des adaptations d’accessibilité pour le ou les types de handicap déterminés.
L’installation d’un cabinet dans un immeuble neuf ne peut donner lieu à aucune dérogation
ATTENTION : La dérogation ne concerne qu’un aspect de l’accessibilité des cabinets médicaux et ne dispense pas de la mise en application des autres mesures.

Les différents types de dérogation :

Impossibilité technique : Il s’agit par exemple :

– Des caractéristiques du terrain (pente trop importante par exemple)
– De l’impossibilité d’installer un ascenseur quand la cage d’escalier ne le permet pas
– De la mise en danger de la solidité du bâtiment (nécessité de percer un mur porteur)
– D’une largeur du trottoir insuffisante pour mettre en place une rampe

Patrimoine architectural
Disproportion entre améliorations et conséquences
Refus copropriété

Agenda d’accessibilité programmée

Créé par l’ordonnance du 26 septembre 2014, son contenu a été précisé par le Décret n 2014-1326 du 5 novembre 2014.
L’Agenda d’Accessibilité Programmée permet de poursuivre ou de réaliser l’accessibilité de son établissement après le 1er janvier 2015.
Il correspond à un engagement de réaliser des travaux dans un délai déterminé (jusqu’à 3 ans, sauf cas très particuliers), de les financer et de respecter les règles d’accessibilité.

Le dossier d’Ad’AP devra obligatoirement être déposé avant le 27 septembre 2015 à la mairie de l’établissement concerné.

Le Dossier d’un Agenda d‘Accessibilité Programmée comprend:
Nom et adresse du demandeur, ainsi que son numéro SIREN/SIRET
Dénomination de l’établissement, sa catégorie et son type
Nature des travaux ou actions à réaliser pour mettre en conformité l’établissement
Le cas échéant, demande de dérogation
Programmation des travaux portant sur chaque année de la période
Estimation financière et répartition des coûts sur les années de l’agenda

Le dossier est déposé à la mairie de la commune d’implantation de l’établissement avant le 27 septembre 2015.
En cas de pièce manquante l’autorité à laquelle il a été adressé indique au professionnel dans un délai d’un mois, par lettre recommandée avec accusé de réception, les éléments manquants et le délai imparti pour les fournir.
La durée de traitement d’un dossier d’Ad’AP est de quatre mois à compter de la date de réception du dossier complet ou des pièces qui le complètent.
Le dossier est transmis au préfet qui sollicite l’avis de la commission d’accessibilité.
Délai de réponse :
La décision d’approbation ou de refus d’approbation d’un Agenda d‘Accessibilité Programmée est notifiée au demandeur par voie électronique.
Si refus, un délai est notifié pour présenter une nouvelle demande (< six mois)

L’absence de notification d’une décision sur la demande d’approbation à l’expiration du délai de quatre mois vaut approbation implicite sauf si :
– Une autorisation de travaux a également été sollicitée et a été rejetée
– Une dérogation à la durée d’exécution de droit commun a été sollicitée

Locataire / Propriétaire / Copropriété : Qui fait quoi?

– Le professionnel locataire:
Sauf indication contraire du bail, sa participation se limitera aux travaux de type « décoratifs » à l’intérieur du local comme :
Peinture des portes (contraste avec les murs)
Mise en évidence des interrupteurs
Remplacement des poignées de porte
Mise en place de barres d’appuis dans les WC
Dégager sa responsabilité en tant que locataire
Pour dégager sa responsabilité, le locataire doit adresser à son propriétaire une lettre recommandé avec accusé de réception lui demandant de prendre les mesures nécessaires à la mise en conformité du local et de son accès.
Ce courrier lui servira de justification de sa bonne foi en cas de poursuites.
Juridiquement, on ne peut condamner le locataire pour des travaux qui ne relèvent pas de sa responsabilité et qu’il n’a pas la possibilité de faire effectuer (le locataire ne peut saisir la copropriété pour une demande de travaux)

– Le propriétaire du local :
La mise en conformité est de sa responsabilité.
C’est lui qui doit déposer une attestation de conformité ou un Agenda d’Accessibilité programmée avec sans demande de dérogation.
Si de gros travaux sont nécessaires dans le local, ils sont à sa charge (sauf mention contraire au bail)

– La copropriété :
Pour les travaux concernant les parties communes, les adaptations étant utiles aussi aux résidents (une rampe d’accès facilite l’accès des poussettes de copropriétaires, la sécurisation de l’escalier est bénéfique à tous …) elles doivent être financées par la copropriété.
Libre à elle de refuser les travaux, ce qui donnera lieu à dérogation. Mais la copropriété ne peut accepter des travaux et les mettre à la charge du seul professionnel.
Cela ne concerne pas les aménagements à l’usage exclusif du professionnel comme par exemple un bouton d’interphone spécifique.

En pratique :

1/ Votre cabinet est parfaitement aux normes
Vous auriez dû adresser au préfet une Attestation d’accessibilité avant le premier mars 2015 (avec copie à la commission pour l’accessibilité de la commune concernée)
Pour les ERP5, il s’agit d’un engagement sur l’honneur
Si vous ne l’avez pas fait, essayez de l’envoyer très vite. Un délai de grâce est possible ….

2/ Votre cabinet n’était pas aux normes le 31/12/2014, mais les travaux sont réalisés avant le 27 septembre.
Vous devrez déclarer votre mise aux normes avant le 27 septembre 2015

3/ Votre cabinet nécessite des travaux et peut justifier de demande(s) de dérogation pour certains items
Il faudra passer par un AdAP.
Le dossier pourra inclure une ou plusieurs demandes de dérogation.
L’Ad’AP devra être déposé avant le 27 septembre 2015.
Rappel : Le dépôt de l’AdAP est de la responsabilité du propriétaire du local.

4/ Vous avez programmé votre cessation d’activité d’ici au 27/09/2015
Dans ce cas particulier vous êtes dégagé de toute obligation

5/ Vous créez un cabinet
– Dans un local déjà utilisé par une profession libérale :
Jusqu’au 27 septembre 2015, vous disposez de la possibilité de déposer un AdAP pour la mise aux normes.
– Dans un local neuf ou changeant d’affectation (antérieurement à usage d’habitation):
Le cabinet ne peut être ouvert que s’il respecte la totalité des normes.
Des dérogations ne sont envisageables que si vous pouvez prouver qu’aucun local accessible n’est disponible à proximité.

Les sanctions

1/ Non-respect des obligations d’accessibilité
Amende maximale de 45.000 euros et six mois d’emprisonnement si récidive.

2/ Fermeture administrative
Peut être décidée par le maire, s’il a autorisé l’ouverture

3/ Délit pénal de discrimination en raison du handicap de la personne
Refus de délivrer une prestation du seul fait du handicap
Amende maximale de 75.000 euros et cinq ans d’emprisonnement.

4/ Défaut de dépôt de projet d’agenda d’accessibilité programmée
Sanction forfaitaire de 1.500 € s’il s’agit d’un établissement ERP5

5/ Non-transmission des documents de suivi de l’Ad’AP ou documents erronés
Sanction forfaitaire de 1.500 € s’il s’agit d’un établissement ERP5

Formulaires et CERFAs

Attestation d’accessibilité au 31/12/2014 (aurait du être envoyée avant le premier mars 2015 avec copie à la commission pour l’accessibilité de la commune concernée)
Attestation de mise aux normes entre le 01/01/2015 et le 27/09/2015.
(envoi avant le 27 septembre 2015)
Formulaire de dépôt d’Ad’AP (à déposer en mairie avant le 27 septembre 2015)
Lettre type du locataire au propriétaire du local (à envoyer en LRAR)
Format type de de demande d’inscription de travaux à l’ordre du jour de l’AG de la copropriété (à envoyer en LRAR)

Guide de l’accessibilité des cabinets médicaux édité par le ministère

Devant les difficultés d’interprétation des multiples textes existants, il a été convenu avec le ministère de rédiger un guide pratique destiné aux professions de santé (en élargissant aux spécialistes et aux para-médicaux qui auront la même problématique que les MG), comme cela a été fait pour les petits commerces.

Ceci est la seconde édition de ce guide, réactualisé en juin 2015 :

Télécharger le guide de l’accessibilité

Questions fréquemment posées et leurs réponses :

Mon cabinet est aux normes. Ai-je des démarches à faire ?
Oui, vous devez déclarer votre local comme accessible. Utiliser le formulaire Cerfa n 15247*01
Attention :
• La non déclaration est passible de sanction
• Vérifier que votre local est réellement aux normes pour tous les handicaps

Quelle est la date limite pour déposer une demande de dérogation ?
L’ordonnance accessibilité de septembre 2014 a repoussé la date limite de dépôt des dérogations au 27 septembre 2015 (au lieu du 31/12/2014), dans le cadre d’un Agenda d’Accessibilité Programmée.

Est-il obligatoire ou nécessaire de faire réaliser un diagnostic accessibilité?
Le diagnostic d’accessibilité aux handicapés n’est obligatoire que pour les ERP de 1ère à 4ème catégorie.
Les cabinets médicaux étant des ERP 5 (sauf certaines structures extrêmement rares) ne sont nullement concernés par cette obligation.
Attention, si vous êtes dans un centre commercial, vous basculez automatiquement en ERP1 et le diagnostic devient obligatoire !
Rien ne vous interdit, en payant, de faire réaliser un diagnostic.
Sachez cependant :
• Que le coût est loin d’être négligeable (450 à 800 euros)
• Que bien souvent, les rapports laissent planer une certaine confusion entre ce qui est obligatoire et ce qui est conseillé
• Que le diagnostic n’inclut pas la rédaction d’une éventuelle demande de dérogation ou d’un agenda d’accessibilité (ces services sont facturables en sus du diagnostic lui-même)
Vous pouvez réaliser un autodiagnostic gratuit grâce à un outil en ligne sur le site du ministère de l’écologie, du développement durable et de l’énergie :

http://www.developpement-durable.gouv.fr/Outil-d-autodiagnostic-du-niveau-d.html

Faut-il obligatoirement que le Cerfa de dérogation soit signé par un organisme de contrôle des normes d’accessibilité ou par un architecte.
Il n’y a aucune obligation à faire signer ce Cerfa de dérogation par quel qu’organisme que ce soit.
Vous pouvez parfaitement remplir la demande de dérogation ou l’Agenda d’Accessibilité programmée vous-même.
Le fait de vous adresser à un organisme expert peut vous faciliter le travail, mais aura un coût
Sauf gros travaux, le recours à un architecte semble encore moins justifié et n’est nullement obligatoire. Le coût sera probablement encore plus élevé qu’avec les officines d’expertise.
Par contre, si les travaux nécessitent le dépôt d’un permis de construire, le recours à un architecte semble indispensable.

Dois-je adapter mon cabinet en totalité ?
Le cabinet médical est un établissement de 5ème catégorie (ERP5 type U) sauf cas exceptionnel (par exemple lorsque le cabinet est situé dans un centre commercial).
La mise aux normes d’un ERP5 peut ne concerner qu’une partie de l’établissement, la plus proche possible de l’entrée, ou toutes les prestations de l’établissement doivent pouvoir être délivrées.
La mise aux normes peut donc se limiter à l’entrée et au bureau de consultation.

Je suis actuellement locataire de mon cabinet médical. Qui doit assumer la charge des travaux de mise aux normes?
Rien n’est prévu par la loi, donc Il faut regarder votre bail professionnel :
• Si ce bail contient une clause précise sur la répartition du coût des travaux entre vous et le propriétaire, cette clause s’applique.
• Dans la négative, le coût des travaux vous incombe…. Sauf nouvel accord pleinement consenti entre les 2 parties (cas probablement rare)
Si des travaux concernent la copropriété, seul le propriétaire du local est habilité à demander l’autorisation de travaux à l’Assemblée Générale des copropriétaires
Mon cabinet est installé dans un immeuble. La copropriété refuse d’assumer le coût des travaux de mise aux normes !
Les travaux d’accessibilité sont bénéfiques à l’ensemble de la copropriété (une rampe facilite l’accès aux poussettes, vélos…)
De ce fait, le financement de ces travaux relève de la copropriété et ne sauraient être imputés au seul professionnel.
Libre à la copropriété de refuser les travaux, ce qui donnera lieu à dérogation.
Cependant, la loi du 5 aout 2015 impose que le refus par la copropriété soit motivé.

Pour un cabinet de groupe, qui doit signer la demande dérogation ou l’agenda d’accessibilité programmé: la SCI, le propriétaire, tous les locataires?
L’AdAP relève du propriétaire du local, sauf clause contraire prévue au bail.
C’est ce dernier qui doit planifier les travaux d’accès et les faire voter par l’Assemblée Générale des copropriétaires, puis déposer l’Ad’AP.
Les locataires n’ont à se préoccuper que des petits aménagements intérieurs (contraste des couleurs pour les portes et interrupteurs, barre d’appui dans les toilettes …)

Dans un cabinet de groupe, comment répartir les frais de mise aux normes entre les différents associés?
Rien n’est prévu par la loi, concernant la charge du financement.
Il semble logique de partager les frais au prorata de l’usage qui est fait par chacun des praticiens.
Pour cela il semble normal de retenir les mêmes règles que pour le partage des frais communs (comme les parts de SCM)
J’ai obtenu une dérogation pour mon cabinet, et je désire vendre ma clientèle.

Mon successeur pourra-t-il bénéficier de ma dérogation ?
A partir du moment où la gestion du dossier est de la responsabilité du propriétaire du local, la ou les dérogations aux règles d’accessibilité sont attachées au local et à l’usage qui en est fait et non à la personne qui l’occupe.
Par conséquent, en cas de cession du cabinet à un autre médecin les dérogations obtenues par le précédent propriétaire ou occupant perdurent. Vous pouvez même vendre ce local à un autre professionnel de santé ( kiné ,dentiste….)

Nous sommes un cabinet de groupe de 3 médecins et le médecin le plus âgé part dans 6 mois. Notre local n’étant pas aux normes, pouvons-nous espérer prendre un nouvel associé dans ces locaux?
Légalement, dans 6 mois vous devriez être en train de finaliser votre dossier d’Agenda d’Accessibilité Programmé.
Rien ne s’oppose à ce que le nouvel associé s’intègre à cet agenda
A défaut de réaliser les travaux nécessaires, ou d‘obtenir une dérogation, aucun nouveau praticien ne devrait pouvoir s’installer dans ce cabinet médical.
Je dois cesser mon activité avant le 27 septembre 2015, mais mon cabinet médical n’est pas aux normes.
Puis-je vendre mon local professionnel à mon successeur ?
Si le cabinet médical n’est pas mis aux normes, c’est votre successeur qui devra se charger des travaux.
Vu les délais, il devra s’engager dans un Agenda d’Accessibilité Programmée.
NB/ Au-delà du 27 septembre 2015, outre le fait que vous seriez dans l’illégalité, votre local deviendrait totalement inutilisable.
Je prévois de cesser mon activité dans 1 an. Mon cabinet médical n’est pas aux normes. Suis-je concerné par la mise aux normes?
• Sont aux normes et déclarés comme tels
• Font l’objet d’un Agenda d’Accessibilité Programmée
Vous n’échappez donc pas aux obligations de mise aux normes.
La seule solution est de déposer un Ad’AP avec un minimum de travaux en première année. A votre départ :
• la fermeture de votre cabinet mettra fin à l’Ad’AP
• Si vous avez un successeur, il pourra prendre votre suite dans la réalisation de l’Ad’AP

J’ai un projet de regroupement avec d’autres professionnels dans un nouveau local. Le déménagement doit avoir lieu dans 2 ans. Quelles démarches dois-je faire?
Le problème est le même que pour un départ en retraite. La loi prévoit qu’à compter du 27 septembre, les locaux doivent être aux normes ou faire l’objet d’un Ad’AP.
Il est évidemment difficilement envisageable d’engager des travaux pour un local voué à être fermé à brève échéance.
Il faut déposer un Ad’AP qui prévoira :
• Des travaux légers d’adaptation (de type décoratif) du local actuel sur la première année
• Le déménagement et la fermeture dans un second temps (en justifiant du programme de constitution de la maison de santé)

J’ai une place de parking rattachée à mon cabinet médical qui se situe dans une copropriété, comment faire pour la mettre aux normes?
Dès lors que vous proposez une possibilité de stationnement à vos patients, vous devez réserver un pourcentage de places de stationnement à vos patients handicapés.
En pratique, un parking unique semble difficilement gérable :
– Soit vous pouvez le mettre aux normes, et il devrait être réservé aux handicapés et ne serait de ce fait plus accessible aux autres patients
– Soit vous ne pouvez le mettre aux normes et il faudrait demander une dérogation…
La solution est probablement d’abandonner ce parking !

Mon cabinet est dans un immeuble qui donne sur la rue, dois-je avoir une place handicapé ?
Le fait que l’immeuble donne directement sur la voie publique renvoie l’obligation de place handicapée à la mairie, et donc vous dispense de cette obligation spécifique.

Mon cabinet médical se trouve dans une partie de ma maison ou de mon appartement. Suis-je concerné ? Si oui, que dois-je faire?
Si le cabinet médical est situé dans un local qui sert aussi d’habitation avec utilisation mixte d’une ou plusieurs pièces, il est considéré comme un local à usage mixte et théoriquement non concerné par l’obligation de mise en accessibilité.
Vérifiez cependant auprès de la mairie que la commission de sécurité incendie ne l’ait pas classé quand même en ERP, ce qui obligerait à rendre accessible la partie professionnelle du local et son entrée.

Mon cabinet est installé dans un centre commercial, quelles obligations cela entraine-t-il pour moi ?
Le fait d’être installé dans un centre commercial modifie votre ERP : vous passez de ERP 5 (cas habituel pour un cabinet médical) à ERP 1, c’est-à-dire que vous devez répondre à la totalité des normes imposées aux centres commerciaux (normes plus exigeantes) et en particulier la totalité du local doit être aux normes handicapés.